Como organizar notas fiscais com mais segurança?

Como funciona o processo de organizar notas fiscais na sua empresa? Por muitos anos, essa atividade esteve ligada ao armazenamento de inúmeras gavetas cheias de documentos. Porém, a tecnologia surgiu para mudar esse cenário – e as ferramentas estão evoluindo rapidamente.

Depois da transição para o armazenamento em HDs ou sistemas digitais, agora é possível automatizar esse processo para obter ganhos de tempo e segurança. Ou seja, usar a tecnologia adequada permite organizar notas fiscais com mais eficiência.

Mas como organizar notas fiscais com mais segurança? Confira logo a seguir!

Importância de manter as notas fiscais organizadas

As notas fiscais são documentos essenciais para qualquer organização. Elas são usadas para registrar as operações de compras e vendas realizadas – incluindo todos os detalhes da transação.

Mais do que fazer a emissão da nota fiscal, as empresas também devem manter esses documentos armazenados e organizados para que sejam localizados facilmente. Ao colocar isso em prática, é possível cobrir três pontos importantes:

• Cumprimento das obrigações legais. Organizar notas fiscais com eficiência permite que sua empresa cumpra as obrigações legais relacionadas ao armazenamento da documentação fiscal pelo prazo mínimo previsto na legislação.
• Eficiência produtiva. Ao criar processos inteligentes para armazenar e gerenciar os documentos fiscais eletrônicos, toda a equipe fiscal consegue executar suas atividades do dia a dia com mais produtividade.
• Auxílio na gestão. As notas fiscais são documentos muito ricos em informações para a gestão empresarial. Quando você emite uma nota fiscal, possui um documento com vários dados relevantes para atualizar os controles internos e gerar análises valiosas de informações, não é? Quando estão bem armazenados, os documentos fiscais podem ser explorados para a extração de dados.

Qual é o período mínimo de armazenamento das notas fiscais?

Acabamos de ver que um dos pontos importantes em relação à organização das notas fiscais é o armazenamento pelo tempo mínimo previsto na legislação. Mas qual é esse período?

As empresas devem guardar as notas ficais pelo prazo de 5 anos para atender às exigências da Receita Federal. Neste período, o Fisco pode solicitar os documentos para conferência. Além disso, é dentro desse prazo que o Governo pode cobrar as dívidas atrasadas.

Também é importante considerar que a SOX sugere o arquivamento desses documentos pelo período de 7 anos para garantir o compliance.

Riscos da falta de organização das notas fiscais

As empresas que pecam ao organizar notas fiscais ficam expostas a alguns riscos – especialmente quando não respeitam o prazo de 5 anos de armazenamento.

Dentro desse prazo de 5 anos, a Receita Federal pode solicitar os documentos fiscais para analisar sobre eventuais irregularidades tributárias.

Caso a sua empresa não tenha os documentos para confirmar que realizou os recolhimentos devidos, deverá recolher o tributo de novo com multa de até 20% do valor contestado pelo Fisco mais os juros da taxa básica de juros (Selic). Já a multa para cada arquivo XML de nota fiscal não apresentado em uma fiscalização pode passar de R$ 1.000,00.

Além disso, a penalidade pode chegar a prisão. A Lei 8.137 prevê os crimes contra a “Ordem Tributária” – que incluem determinações contra a não apresentação de notas fiscais ou dos códigos XML da documentação eletrônica.

Benefícios de um software na nuvem para organizar notas fiscais

A melhor forma de organizar notas fiscais com segurança e eficiência é utilizando um software na nuvem. Trata-se de uma alternativa perfeita para quem deseja mais proteção e praticidade.

Veja só quais são os maiores benefícios de optar pelas soluções de armazenamento de NFe em nuvem:

• Agilidade no gerenciamento. Com os documentos fiscais armazenados na nuvem, é possível acessá-los de qualquer local: basta ter acesso à internet. Assim, sua empresa ganha agilidade na hora de localizar NFe e seus XMLs.
• Integração com vários canais. Uma boa solução para arquivar NFe na nuvem permite a integração com diversos canais para o recebimento de XML.
• Segurança. Na nuvem, você garante armazenamento confiável de todos os documentos fiscais.
• Obrigações em dia. Com todas essas facilidades, sua empresa fica preparada para as exigências do Fisco e alcança o compliance.

Você gostou das informações para organizar notas fiscais com mais segurança? Quer saber mais sobre o uso da tecnologia nesse processo? Leia também: Por que investir em um repositório de NFe?