Microsoft- como a multinacional usa tecnologia na sua gestão fiscal e tributária

Fundada em 1975 por Bill Gates e Paul Allen, a Microsoft se transformou em uma das maiores e mais importantes empresas de tecnologia do mundo. São cerca de 166 mil colaboradores, com um valor de mercado estimado em mais de quatro bilhões de dólares. 

Toda a complexidade estrutural de uma companhia de grande porte como essa, se reflete especialmente nas áreas fiscais e tributárias. Para implementar a tecnologia no setor,  acelerar processos e facilitar o trabalho dos profissionais de tax no Brasil, a multinacional iniciou definindo com clareza qual a missão e as funções esperadas desse departamento. 

De acordo com as necessidades da empresa, foi determinado que a missão de tax seria:

• Parceria com as demais áreas para maximizar ganhos, fluxo de caixa e eficiência operacional;
• Gerenciar o risco e a exposição por meio de planejamento, consultoria, relatórios e conformidade eficazes e eficientes. 

Baseados nisso, foram definidos os elementos de tecnologia que seriam utilizados para alcançar esses objetivos: Azure (plataforma que utiliza a computação em nuvem para execução de aplicativos e serviços), Dynamics 365 (gestão corporativa ERP, para ajudar na tomada de decisões gerenciais e melhorar os resultados administrativos e financeiros) e Office 365 (versão online do tradicional pacote Office Microsoft, com diversas funcionalidades novas para o mundo corporativo). 

Conheça as ferramentas

Um passo fundamental é conhecer com profundidade a ferramenta para conhecer as possibilidades para aplicar no seu setor.  Carolina Archanjo, tax director LATAM da Microsoft se reconhece muito nesse aspecto. “Logo que eu entrei na Microsoft, eu só usava o Outlook no MS 365. Demorou para o time tributário entender que tínhamos outras funcionalidades disponíveis”, comenta. 

Com o Dynamics 365 foi possível fazer o gerenciamento de atividades da equipe. A integração com o Power BI traz funcionalidades como a organização e automatização dos emails, chegando em até 85% de eficiência. 

O Power BI foi utilizado também para as atividades de tax compliance, fazendo o armazenamento e cruzamento de dados de forma muito mais rápida e simples. Esse processo tira da equipe de tax todo o peso do levantamento de dados para as tomadas de decisões, aumentando muito a produtividade do setor. 

Já o Sharepoint foi utilizado para o repositório de arquivos centralizados, além de automatizar o processo de emissão de certidões negativas. A utilização do Teams, permite a centralização da comunicação da equipe, acabando com a necessidade de usar ferramentas de comunicação pessoal (como o whatsapp), por exemplo, o que causa grande ansiedade e pressão nos colaboradores. 

O case da Microsoft mostra de forma clara como a utilização da tecnologia pode melhorar e muito os processos para os departamentos fiscal e tributário. Entretanto, é fundamental o conhecimento da ferramenta e envolvimento da equipe para ter bons resultados. 

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