Motor de cálculo fiscal e a Reforma Tributária: 8 razões para transformar sua gestão tributária

Especialista analisa expectativas e tendências diante da sanção do novo modelo fiscal do país

A sanção da Reforma Tributária traz mudanças estruturais significativas para todos os segmentos. Com a previsão de implementação gradual até 2033, a nova legislação fiscal exige que organizações reavaliem suas estratégias tributárias, busquem soluções tecnológicas e antecipem adaptações para garantir conformidade e evitar riscos operacionais. Para se ter uma ideia do impacto, uma pesquisa recente da Systax, especializada em soluções de tecnologia fiscal para empresas, mostrou que mais de 60% das companhias acreditam que os novos tributos impactarão seus negócios, mas apenas 9% já iniciaram revisão de processos para se adaptar às mudanças.

Neste cenário, a automação fiscal ganha relevância, e a integração de um motor de cálculo tributário com um ERP em nuvem pode ser um fator importante para as empresas. Para Thais Borges, diretora comercial e de marketing da Systax, a transição para o novo modelo tributário não deve ser encarada apenas como uma obrigatoriedade, mas como uma oportunidade para modernizar processos internos. “As companhias que investem em soluções tributárias automatizadas estão um passo à frente, pois minimizam riscos, reduzem custos operacionais e asseguram uma adaptação mais fluida à nova legislação”, explica.

A especialista ainda elencou 8 motivos pelos quais a utilização de um motor de cálculo dedicado é fundamental para garantir eficiência e precisão na gestão tributária. Confira:

1. Proteção à conformidade tributária e planejamento antecipado

Ao implementar processos tributários com o uso antecipado de motor de cálculo, a companhia assegura que seu sistema fiscal esteja desde o início em conformidade com as regulamentações fiscais, garantindo o tratamento correto de todas as transações e reduzindo riscos futuros.

“A legislação brasileira é complexa e está em constante mudança, especialmente no contexto atual com a Reforma Tributária, portanto, contar com um sistema de cálculo fiscal é altamente indicado para minimizar a exposição a riscos de compliance. Isso inclui a configuração correta de impostos, o cálculo automático de tributos, a geração de obrigações acessórias como SPED e NF-e, e a integração com órgãos governamentais”, explica Borges.

Um exemplo claro é o de uma empresa que migra para outro ERP diferente do utilizado atualmente sem configurar corretamente o ICMS para diferentes estados, consequentemente, gerando problemas de faturamento e autuações fiscais. “Com a implementação antecipada e cuidadosa de sistemas, eliminamos

a incerteza e garantimos a conformidade total, protegendo a companhia de riscos desnecessários”, detalha a executiva.

2. Testagem eficiente e combinação de validações

Testes integrados e automatizados durante a implementação do sistema fiscal garantem a acurácia dos cálculos tributários e a geração correta das obrigações acessórias, fator que reduz a necessidade de testes manuais, que são mais demorados e propensos a erros. Tal automação também permite simular diferentes cenários fiscais, garantindo a robustez da solução.

Thais esclarece que, com essa validação integrada, a precisão dos dados tributários é muito mais garantida. “Na prática, isso significa menos tempo gasto com correções e mais tempo focado no crescimento do seu negócio”, diz Borges.

3. Melhoria na experiência do usuário

A automação dos processos tributários com o uso de um motor fiscal simplifica as rotinas da equipe fiscal, eliminando tarefas manuais e repetitivas, como digitação de dados e conferência de cálculos. Isso libera os profissionais para se dedicarem a atividades estratégicas, como análise de dados e planejamento tributário.

“No atual cenário, com a Reforma Tributária já sancionada pelo governo, é ainda mais importante que especialistas se dediquem a operações estratégicas e revisão de processos. Sendo assim, o ganho de tempo e eficiência com a implementação de um sistema fiscal é um diferencial que realmente agrega valor ao negócio", sinaliza a executiva.

4. Economia de custos

A identificação antecipada das exigências tributárias evita custos retroativos, retrabalhos e penalidades por descumprimento da legislação. Thais explica que a automação ainda reduz a necessidade de horas extras e contratações temporárias na equipe fiscal.

Por exemplo, uma empresa que identifica um erro de configuração do PIS/COFINS após a entrada em produção pode ter que recalcular os tributos de milhares de notas fiscais, gerando custos significativos com retrabalho. “Ou seja, prevenir e investir na gestão tributária desde o início evita custos desnecessários e garante o retorno do seu investimento”, diz a especialista.

5. Transição sem falhas

Um plano de transição bem definido, que inclua a integração dos processos tributários, garante uma migração suave para o motor de cálculo escolhido, o que minimiza impactos na operação. Nesse processo, é importante incluir treinamento de equipe e testes completos dos tributos, o que ajuda a identificar e corrigir eventuais problemas antes da entrada em produção.

“A migração para um sistema de cálculo não precisa ser uma dor de cabeça para a empresa e tudo começa com o planejamento adequado e a integração dos processos tributários”, reflete Borges.

6. Captura e manutenção precisa de dados tributários

A integridade dos dados assegura maior confiabilidade em toda a estrutura de gestão fiscal, com validações automáticas, auditoria de transações e controle de acesso. Isso minimiza o risco de erros, fraudes e inconsistências nas informações fiscais.

A especialista da Systax explica que a precisão nos dados são a base para uma gestão tributária eficiente e um motor de cálculo ajuda a garantir que as informações fiscais são íntegras e confiáveis. “Com as informações validadas pelo sistema, é mais fácil tomar decisões estratégicas com segurança”, diz ela.

7. Treinamento de equipe otimizado

Os usuários podem se familiarizar com as novas funcionalidades antes da implementação definitiva por meio de cursos, que colaboram para que a equipe conheça o sistema. “Isso reduz a curva de aprendizado e acelera a adoção da nova plataforma”, reflete Borges.

Com treinamentos práticos que utilizem cenários reais da operação tributária da companhia, é possível os colaboradores entenderem melhor o motor de cálculo e se sentirem confortáveis para utilizá-lo no dia a dia. “Invista no seu maior ativo: seus colaboradores. Com treinamentos eficazes, sua equipe estará preparada para utilizar qualquer sistema com confiança e eficiência, maximizando os resultados da sua gestão tributária”, afirma a executiva.

8. Agilidade e escalabilidade

Uma solução tributária escalável acompanha o crescimento de uma companhia e contribui para investimentos mais eficazes, permitindo que ela responda rapidamente às mudanças na legislação e às demandas do mercado. Além disso, a automação de processos e a disponibilidade de informações em tempo real contribuem para a flexibilidade e a eficiência da operação.

“Em um ambiente em constante transformação e um contexto incerto devido à Reforma, a agilidade é um fator indispensável para que organizações sejam mais competitivas”, finaliza Borges.

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