A importância da Revisão de Cadastros diante da Reforma Tributária

* Por Karen Semeone

Com a promulgação da Reforma Tributária e a iminente substituição de tributos como PIS, COFINS, ICMS, IPI e ISS por CBS e IBS, o cenário fiscal brasileiro passa por uma transformação estrutural sem precedentes. Nesse contexto, a revisão e a qualidade dos cadastros fiscais ganham protagonismo estratégico para as empresas.

Por que os cadastros são tão relevantes agora?

A nova sistemática de tributação considerando a alíquota conforme estado e município de destino da operação exige maior acuracidade na informação descrita no documento fiscal. Isso significa que erro no código do município conforme definido pelo IBGE pode representar incorreções no recolhimento dos novos tributos.

Importante também destacar sobre o regime tributário do fornecedor (CRT), NCM correta dos produtos, bem como a NBS dos serviços podem comprometer a apuração e gerar passivos fiscais.

Outro ponto que destaque relevante é a doação do CNPJ alfanumérico, que passa a ser implementado a partir de Julho de 2026, devendo os sistemas integrados deverão estar adaptados para emitir e recepcionar dados neste novo formato.

Impactos práticos para a área tributária

A análise de fornecedores, prestadores de serviço e clientes com os quais a empresa se relaciona considera, obrigatoriamente, seu regime de tributação. Diante do atual momento, muitas empresas estão revendo seu modelo de tributação e eventual necessidade de mudança do regime tributário. Isso influencia questões relacionadas à precificação, à forma de emissão de documentos fiscais bem como a tomada de créditos por parte do adquirente. Mudanças neste sentido

devem ser comunicadas e acompanhadas, entendendo possíveis reflexos na cadeia comercial e que merecem especial atenção e tratamento estratégico.

Como exemplo podemos citar a identificação de imunidades (como no caso de órgãos públicos ou entidades religiosas), bem como se fornecedor é optante pelo Simples Nacional, dentro dos limites estabelecidos por esta sistemática ou mesmo nos casos em que ultrapassar o seu limite, hipótese em que poderá indicar crédito similar a um fornecedor do Regime Normal. Tais situações dependerão de dados precisos no cadastro de participantes.

A revisão cadastral deixou de ser uma tarefa meramente operacional para se tornar uma frente crítica de compliance. A ausência de informações como o código do município pode inviabilizar a correta aplicação da alíquota do IBS, enquanto a falta de categorização adequada de produtos e serviços pode levar à tributação indevida — ou à perda de benefícios fiscais.

Além disso, A integração entre as áreas de compras, fiscal e tecnologia será essencial para garantir que essas informações fluam corretamente desde a cotação até a emissão do documento fiscal.

Oportunidade de transformação

Embora a complexidade da reforma gere apreensão, ela também representa uma oportunidade para as empresas modernizarem seus processos e adotarem uma postura mais estratégica em relação à gestão tributária. A revisão cadastral, nesse sentido, é o primeiro passo para garantir conformidade, reduzir riscos e garantir conformidade diante do novo modelo tributário. A adoção de uma política de governança de cadastros se torna fundamental para qualquer passo subsequente que se pretenda tomar diante das ações necessárias para adequação e atendimento à Reforma Tributária.

*Karen Semeone é Advogada Tributarista, especialista em Impostos Indiretos e Sênior Tax Manager na Systax.