Coordenar a operação fiscal de uma empresa em meio às novas exigências da Reforma Tributária é uma tarefa desafiadora e de alto impacto. Decisões como onde investir, quais tecnologias implementar e como estruturar os sistemas fiscais têm consequências diretas na eficiência operacional, na segurança dos dados e na capacidade de adaptação às mudanças futuras.

Neste contexto, uma das dúvidas mais recorrentes é: vale mais a pena adotar uma solução fiscal em nuvem ou manter uma estrutura on-premise? Embora ambas as abordagens apresentem pontos a se considerar, o cenário atual — marcado por evoluções constantes na legislação — tende a favorecer soluções em nuvem, que se destacam pela agilidade nas atualizações, escalabilidade e menor tempo de resposta.

Ainda assim, há casos em que modelos on-premise ou híbridos podem fazer sentido, especialmente quando a empresa demanda alto grau de personalização ou tem políticas rígidas de controle de dados. Por isso, a escolha ideal depende sempre de uma avaliação cuidadosa, alinhada à maturidade digital e às metas de longo prazo da organização.

Para apoiar você nessa decisão, reunimos neste blog os principais insights, aprendizados e recomendações baseados na experiência da Adejo, que há mais de duas décadas acompanha de perto a evolução da tecnologia fiscal no Brasil. Esperamos que este seja o ponto de partida ideal para que você possa enfrentar as transformações que vêm pela frente.

Entendendo o novo cenário tributário

Com a criação do IVA dual (CBS federal e IBS estadual/municipal), a forma de calcular os tributos sobre o consumo muda completamente. A apuração passa a ser mais simples, mas exige um controle prévio das operações. Ou seja, as empresas precisarão validar e organizar melhor os dados antes da emissão do documento fiscal, pois muitos tributos serão calculados de forma automatizada e integrada com o Fisco.

Outro ponto que demandará adequação tecnológica é a adoção do Split Payment, modelo no qual o imposto é automaticamente destinado ao governo no momento do pagamento da nota fiscal, sem transitar pelo caixa da empresa. Esse novo sistema deve impactar bastante setores como e-commerce e serviços digitais, com custos adicionais para adaptação estimados entre R$ 1 bilhão e R$ 5 bilhões, de acordo com estudo da Câmara Brasileira da Economia Digital.

Diante dessas mudanças, as soluções fiscais assumem papel ainda mais estratégico para garantir conformidade e, ao mesmo tempo, manter a eficiência operacional. A seguir, vamos explorar os modelos on-premise e em nuvem considerando as novidades da Reforma Tributária e as diferentes estratégias empresariais.

Segurança dos dados fiscais

É bom deixar claro: quando o assunto é segurança, tanto os modelos on-premise quanto em nuvem oferecem altos níveis de proteção. No entanto, cada um apresenta particularidades que precisam ser avaliadas de acordo com a realidade e as necessidades da empresa.

No modelo on-premise, os servidores são locais, o que significa que a responsabilidade pela segurança está inteiramente nas mãos da própria empresa. Isso pode ser um diferencial importante para organizações com padrões de compliance específicos, especialmente em setores altamente regulados, como finanças e contabilidade.

Por outro lado, a nuvem tem se consolidado como uma opção confiável para a maioria das empresas, especialmente aquelas que não dispõem de recursos contínuos para investir em segurança. Provedores especializados oferecem monitoramento 24/7, atualizações constantes, profissionais focados exclusivamente em cibersegurança e múltiplas camadas de proteção. Isso significa que, na prática, ambientes em nuvem podem ser mais seguros do que estruturas internas pouco atualizadas ou com investimentos limitados.

Vale considerar ainda que, em um cenário de adaptação à Reforma Tributária, os custos com segurança on-premise podem acabar competindo com o orçamento necessário para a adequação dos sistemas às novas exigências legais. Assim, a adoção de soluções em nuvem pode aliviar esse peso financeiro, já que parte da responsabilidade (e do investimento) em segurança é transferida ao provedor.

Compliance fiscal e personalização

Quando se trata de compliance frente à Reforma, as melhores soluções em nuvem oferecem uma vantagem estratégica: atualizações centralizadas e ágeis, implementadas diretamente pelo fornecedor. Para empresas com operações amplas, como redes varejistas ou grupos com filiais em vários estados, essa agilidade pode fazer diferença significativa na conformidade e nos custos operacionais.

Já as soluções on-premise, apesar de oferecerem maior controle e customização, exigem que a própria equipe de TI ou consultorias externas façam as adaptações necessárias — o que pode gerar atrasos, especialmente em períodos de mudanças frequentes, como os previstos com a implementação gradual do IVA.

Ambas as abordagens têm seus méritos, mas, no contexto da Reforma, a velocidade de atualização das soluções em nuvem tende a se destacar como um diferencial relevante.

Para ilustrar essa situação, destacamos como a Thomson Reuters, nossa parceira estratégica, vem trabalhando sua solução fiscal em nuvem — o ONESOURCE Tax One — para atuar em quatro frentes essenciais. São elas:

✔ Gestão fiscal em tempo real, acompanhando no ambiente do Split Payment as atualizações contínuas dos Débitos e Créditos.

✔ Checagem entre a solução fiscal e os eventos da Receita Federal, além do cruzamento de dados entre ERP, solução fiscal e Receita.

✔ Processo contábil mais eficiente, com apuração de provisões de crédito, pagamento de notas, restituições e amarração contábil automatizada.

✔ Integração de dados para maior transparência e precisão na recepção, validação e armazenamento de obrigações fiscais e contábeis.

Custos e escalabilidade

Na hora de decidir entre manter uma infraestrutura on-premise ou migrar para a nuvem, não existe uma resposta universal. O que não pode ser negligenciado é o alinhamento dessa decisão com as características do seu negócio, o histórico recente de investimentos em TI, os planos de crescimento e, agora, também o impacto da Reforma Tributária.

Um ponto central nessa escolha é a escalabilidade — ou seja, a capacidade de ajustar recursos de acordo com a demanda dos sistemas.

No modelo on-premise, ampliar a capacidade exige um ciclo mais longo: identificar a necessidade, adquirir novos equipamentos, configurar e integrar.  Já no modelo Cloud, os provedores garantem uma base mínima de infraestrutura e permitem upgrades sem necessidade de paradas ou investimentos em novos ativos físicos, reduzindo custos pontuais.

Mesmo assim, organizações que já investiram fortemente em servidores locais e equipes de TI internas podem preferir manter seus sistemas on-premise, aproveitando o controle total sobre os ativos em um ambiente já conhecido — o que pode ser mais econômico e coerente com sua estratégia atual.

Ambientes híbridos: uma solução de equilíbrio

A proposta do modelo híbrido é equilibrar as vantagens das duas abordagens: aproveitar a agilidade da nuvem para atualizações regulatórias frequentes e escalabilidade de recursos, ao mesmo tempo em que mantém, no ambiente local, sistemas que exigem maior controle, customização ou que já contam com uma infraestrutura consolidada.

Essa flexibilidade pode ser útil para empresas que desejam adaptar suas soluções fiscais de forma gradual, distribuindo as cargas e investimentos conforme a realidade e o ritmo de transformação digital. Em vez de uma migração total e imediata, o modelo híbrido permite uma transição mais planejada, respeitando os limites técnicos, financeiros e operacionais de cada organização.

Vale destacar que essa escolha, como qualquer outra, depende de uma análise criteriosa de fatores internos — como a maturidade tecnológica, os requisitos de compliance, a estrutura de TI já existente e os objetivos estratégicos a médio e longo prazo. Diante das incertezas e adaptações que a nova legislação fiscal exigirá, considerar diferentes possibilidades é um caminho prudente.

Boas práticas para qualquer modelo

A escolha entre uma solução fiscal on-premise, em nuvem ou híbrida é decisiva — mas, para alcançar resultados reais, é essencial que essa tecnologia seja bem implementada, mantida com eficiência e integrada de forma inteligente à rotina da empresa.

Tudo começa com um diagnóstico preciso: quais são os gargalos atuais? Qual o grau de maturidade da operação fiscal? Onde a tecnologia pode gerar mais valor? A partir dessas respostas, é possível tomar decisões embasadas, priorizando plataformas que combinem escalabilidade, aderência legal e integração com o ERP.

Contar com um parceiro especializado, que compreenda não apenas os sistemas, mas também o impacto completo da Reforma Tributária na prática, é um diferencial decisivo. Afinal, adaptar-se às novas exigências fiscais não é só uma questão de compliance — é uma oportunidade de modernizar a estrutura e ganhar eficiência.

No fim das contas, mais do que escolher uma tecnologia, o que está em jogo é preparar sua empresa para o futuro da gestão tributária no Brasil.