Case Fleury - Como o grupo transformou o processo de homologação de fornecedores

O Grupo Fleury é um dos maiores na área de saúde no Brasil. São cerca de 9 mil colaboradores e mais de 2 mil médicos, com uma rede de aproximadamente 216 unidades de atendimento. 

Antes da implementação de uma plataforma de tecnologia, o processo de homologação de fornecedores era manual, complexo. O comprador precisa classificar o fornecedor em uma listagem que combinava mais de 60 tipos de documentos O tempo médio de duração para um cadastro era de cinco a dez dias úteis, tendo casos que chegaram a levar até trinta dias.

Muitos eram os desafios que precisavam ser superados para a criação desse novo sistema. Era necessário eliminar a interface humana, a análise de documentação feita de forma manual estava passível de erros. Além disso, era preciso simplificar os processos para permitir à equipe de compras focar em outras atividades e descentralizar as informações que muitas vezes ficavam restritas ao computador do comprador, sem que os outros colaboradores tivessem acesso fácil caso necessário. 

Dentro desse cenário, o grupo resolveu realizar um pitch day de supply chain para conhecer as soluções que haviam no mercado. Assim chegaram até a Exato Digital, uma plataforma de captura de documentos públicos online, que entrega em até 5 minutos um dossiê apresentando o status do grau de risco de cada fonte consultada com a cópia de todos os documentos públicos.  

O primeiro passo foi a revisão de toda a lista com os 60 documentos que eram solicitados, para avaliar quais de fato eram realmente necessários para uma avaliação eficiente e segura do fornecedor. Após isso, foi feita todo a rehomologação, já dentro dos parâmetros definidos, com toda a base já cadastrada.  

A importância do projeto no cenário pós Covid-19

Todo o processo de rehomologação da base acabou exatamente no primeiro trimestre de 2020. Logo após, o mundo foi surpreendido com a chegada da pandemia.

De acordo com Marcia Bueno, Gerente de Compras do Grupo Fleury, foi extremamente assertivo ter investido o tempo necessário para a mudança. “Foi um momento que exigiu a utilização de muitos EPI’s (equipamentos de proteção individual). Nossos estoques que tinham previsão de durar meses passaram a durar dias. De repente tivemos que encontrar e contratar fornecedores de todas as partes do mundo, para pedidos rápidos, muitas vezes em pequena quantidade. Foi fundamental o uso do sistema. Com ele, foi possível tomar decisões em 5 minutos”, relata.

As empresas que se anteciparam certamente colheram os frutos. O impacto no cenário Covid-19 foi bem menor para quem conseguiu se adequar rapidamente a esse novo mercado.

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